在经济全球化与信息技术快速发展的当下，传统财务管理方式已不适应当前企业的发展需求，财务管理方式转型迫在眉睫^[1]。财务共享作为一种新型管理模型，能够提升运营效率、降低人工成本和减少冗余操作。与此同时，随着数智化时代的到来，越来越多的企业选择将财务管理与ERP（Enterprise Resource Planning）系统、财务云平台、机器人流程自动化（RPA，Robotic Process Automation）技术和人工智能（AI，Artificial Intelligence）等相结合，从而提升财务处理效率，开辟财务共享与智能化技术结合的新模式^[2]。随着智能化技术的融入，财务共享中心的运营模式将更加灵活和智能，能够在快速响应业务需求的基础上，优化资源配置，并有效规避财务风险。因此，研究财务共享中心与智能化技术的结合，不仅是推动财务管理现代化的重要举措，也为实现财务工作的精细化管理提供了有力支撑。

基于以上背景，本文介绍了信息技术与财务共享中心的相关基础理论，以及信息技术在财务共享中心的应用现状，并以中国铁路西安局集团有限公司（简称：西安局）财务共享建设为例，利用信息化技术，解决了财务数据量大、结构复杂、难以收集分析的问题，提高了财务审核效率、优化了资源分配。

1   理论基础

1.1   信息技术相关理论

RPA通过软件将大量重复的、规则性强的流程进行封装，模拟人在计算机上的操作，自动完成鼠标点击、键盘录入、数据提取等一系列操作，从而减少人为操作的错误，对财务共享的建设与发展发挥了巨大的作用^[3]。

AI正在逐步改变财务会计的实践方式，从自动化账务处理到智能财务分析，再到风险防控与合规管理，以此推动企业财务管理的创新发展^[4]。

1.2   财务共享中心相关理论

财务共享中心是通过现代科学技术手段与先进管理学方法，将集团公司各部门、各机构的财务职能集中到一个共享服务平台上，实现标准化、规范化的服务与管理，实现资源优化配置与效率提升^[5-6]。

2   信息技术在财务共享中心的应用现状

2.1   自动化和智能化处理

财务共享中心通过引入自动化和智能化工具，实现财务工作自动化。例如，使用RPA机器人审核完成单据审核、发票录入等功能，节约人力成本的同时提高流程的效率和正确率。

2.2   数据集成与共享

财务共享中心的一个核心目标是实现数据集成与共享。通过建立数据中台，将不同部门和机构的财务数据打通，整合成统一的业务系统。数据共享不仅帮助消除各类业务系统间的壁垒，还通过大数据分析提升财务共享中心的预测能力，识别潜在财务风险，优化资金流动，并进行财务趋势预测。

2.3   智能报表与可视化分析

财务数据通常能够直观地反映企业的运营情况和收入情况。企业借助可视化信息工具，用图标、仪表盘等形式展示企业的实时财务状况，帮助管理者更好、更直观地掌握企业的经营情况，及时制定更为准确的决策。此外，利用大数据技术还能挖掘财务数据内隐藏的信息，分析财务报表。

2.4   AI和机器学习

AI和机器学习进一步推动了财务共享中心的数智化进程。智能客服系统能够24 h在线解答员工的财务问题，如报销、单据审批、费用管理等，提升了响应速度并减少了人工客服的负担。同时，机器学习通过对历史财务数据的建模，帮助预测未来的财务状况，为管理层提供有价值的决策支持^[7]。

3   信息技术在财务共享中心的应用

本文结合西安局财务环境构建了西安局财务共享中心辅助系统（简称：辅助系统），并在审单、数据分析过程中对RPA进行了运用，为共享中心建设提供支撑。

3.1   辅助系统

辅助系统包括系统管理、配置工具、数据大屏、数据报表、问题上报与反馈，旨在优化财务管理、提升用户体验，并提供智能化服务，其架构如图1所示。

图  1  西安局财务共享辅助系统架构

下载: 全尺寸图片 幻灯片

3.1.1   系统管理

财务共享建设初期，大量的部门及人员信息需要利用Excel模板手动处理，再将其导入系统。然而，辅助系统对导入的数据格式要求高，手动修改数据格式效率低且人工成本较高。一旦出现错误，需要反复返工，整个过程缺少智能化与自动化支持。系统管理模块支持各单位人员通过分配的权限登录辅助系统，填写部门负责人、分管领导等信息。对比通过Excel填写的方式，这种方式更加快捷、便利，提高了基础数据收集的效率和准确性，且能够自动生成导入文件。

3.1.2   配置工具

配置工具包括表单动态配置生成、流程表达式生成、债权债务台账处理、维度隔离等功能。简化了重复性的人工操作，提高了数据处理效率、配置效率及决策支持能力。例如：债权债务台账处理功能就是将财务通过整理出来的债权债务台账文件导入辅助系统，利用辅助系统去除空行、金额小于0或不符合要求的、科目不录入生成台账的数据，并将剩余所有数据去除空格、回车等无效字符，按照一定的规则生成财务共享可直接导入的文件。不仅减少了人工操作，还优化了财务数据处理流程，确保了更高的数据准确性和更低的劳动成本。

3.1.3   数据大屏与数据报表

为了更好地展示对财务共享中心关键业务指标的监控与管理，采用了RPA技术实时获取并分析财务共享中心日常运营数据。通过数据大屏展示与数据报表形式，能够高效地呈现这些数据，并为管理决策提供支持。其中，项目上线进度作为整体实施过程的宏观指标，直接影响到各单位财务系统的全面覆盖，属于战略性管理中的核心内容；单据提报量是反映业务运转活跃度和各单位工作负荷的重要数据，也是管理层进行资源调度和任务分配的重要依据。

数据大屏展示的共享中心资金支付数据不仅反映了资金流动的效率与安全性，也是衡量财务共享中心运营绩效的重要指标。例如，退单率的分析揭示了流程中的潜在薄弱环节，提供了优化方向。退单率过高通常意味着业务流程或单据审核环节存在问题，需要及时调整；而过低的退单率则可能表明共享中心审核人员在规则理解方面存在盲区，影响了审核的质量。

对共享中心单据分配的实时监控对于财务审核的时效性至关重要，尤其在业务高峰期。通过监控单据的分配情况，管理者能够快速识别工作负荷不均、审核滞后的情况，及时调整人力资源配置，避免审核延误。例如，若某团队或人员的未审核单据积压过多，管理层可迅速介入，重新分配任务，确保审核工作高效推进。

3.1.4   问题上报与反馈

为了帮助广大职工更好地适应财务报销流程的变化，正确使用辅助系统，采取呼叫中心热线电话与在线问题提报系统相结合的方式为职工提供技术支持，当职工报销流程中遇到困难时，可通过在线问题提报系统提交问题，等待实施人员进行远程处理与解答，若遇到急需处理的问题，可拨打呼叫中心的客服电及时沟通。

3.2   RPA智能化审单

RPA技术不仅可用于数据获取，还能广泛应用于智能化审核，特别是在财务审核领域。设计RPA流程时，工作人员仅需要梳理差旅费审核的规则要点，并按照程序逻辑依次获取、比对报账单数据并进行记录。通过调用第三方接口发送请求，或者模拟人工操作的方式，RPA机器人即可自动完成报账单的审核处理。

例如，差旅费RPA辅助审核流程如图2所示，主要用于校验报账单中的几个关键区域：表头区、附加区和发票明细区。具体的校验规则如下。

图  2  差旅费RPA辅助审核流程

下载: 全尺寸图片 幻灯片

（1）表头区：对报账单的基本信息进行初步验证。

（2）附加区：核对申请人和收款人是否一致；检查关联的事前/事后申请单是否与出差时间相符。

（3）发票明细区：检查打车行程与实际出差地是否一致；核对差旅行程是否闭环；核验发票校验与表头区业务类型与是否一致；检测发票号码是否正确；验证住宿费金额是否符合差旅费标准等。

RPA机器人通过以上一系列的规则比对，能够快速、准确地完成智能审核，实现对规则的卡控，自动化审核显著减少了人工干预，简化人工操作繁琐的流程，提高单据通过的效率。

4   风险与挑战

4.1   系统之间的互联互通

财务共享中心数据来源于不同财务和资金系统或各单位部门上报，这些数据往往格式、质量存在着一定差异性，整合和清理这些数据需要强大的数据处理能力。如果出现数据错误、重复等问题，可能会导致财务偏差，造成无法弥补的错误。例如，某些业务单位提供的数据未及时更新，可能导致资金调度错误。此外，不同系统内的数据格式不同，错误处理后也会导致无法及时获得全面、准确的数据，从而增加决策失误的风险。

4.2   网络安全和数据保护

财务共享中心涉及大量敏感的财务数据，包括账目、发票和税务记录等，这些数据是企业运营的核心。如何保护这些数据免受网络攻击、数据泄露或篡改，是一个亟待解决的问题。如果财务共享中心的网络遭遇外部黑客攻击、恶意软件或内部数据泄露，可能导致财务信息外泄，进而影响企业声誉、法律合规性及客户信任度。数据泄露不仅会带来直接的经济损失，还可能面临高额罚款和法律诉讼等风险。因此，保障财务数据的安全是建设财务共享中心时必须重点关注的挑战之一^[8]。

5   结束语

随着全球数智能化水平的不断发展，AI、机器学习和大数据等信息技术越来越多地运用在企业财务管理中。本文以西安局财务共享建设为例，介绍了信息系统、RPA及AI技术在财务共享建设中的应用场景。

展望未来，数据分析及大数据技术将从传统模式的财务核算和事后管理转变为更偏重财务分析和事前财务控制，将更多财务人员从繁琐繁重的财务审核工作中解放出来，更多投入到企业财务战略规划、经营决策等工作中。另外，随着智能化财务技术的深入，实时的数据分析与智能报告生成，不仅能够增强财务数据的透明度，还能够为企业提供更具前瞻性的财务预测与风险评估，助力企业更高效地实现战略目标。